Hoe minimaliseer je de potentiële juridische risico’s die gepaard gaan met SaaS? Welke risico’s moeten er echt in de SaaS-overeenkomst worden afgedekt? Of je nu de leverancier of de afnemer bent, het is essentieel om op de hoogte te zijn van de risico’s die je daadwerkelijk moet vermijden. In deze blog bespreken we (voor zowel de leverancier als voor de afnemer) welke maatregelen je kunt nemen om jouw belangen te beschermen en welke risico’s echt even je aandacht nodig hebben. Lezen dus.
SaaS-overeenkomst: wat is dat?
Voordat we dieper ingaan op de mogelijke risico’s die gepaard gaan met SaaS, is het belangrijk om eerst een duidelijk begrip te hebben van wat een SaaS-overeenkomst precies inhoudt. Bij een SaaS-overeenkomst biedt een softwareleverancier toegang tot zijn softwaretoepassing aan de klant via het internet. In plaats van de software lokaal te installeren en te onderhouden, kunnen gebruikers eenvoudig inloggen op de applicatie en deze gebruiken via een webbrowser. Aan dit gebruik, worden door de softwareleverancier vaak voorwaarden verbonden, zoals de verplichting tot het betalen van een maandelijks geldbedrag (“subscription”). Dergelijke verplichtingen worden vaak in een SaaS-overeenkomst vastgelegd: een contract tussen de softwareleverancier en de klant waarin de voorwaarden met betrekking tot het gebruik van de SaaS-applicatie worden opgenomen.
Risico’s van SaaS
Nu we weten wat een SaaS-overeenkomst inhoudt, kunnen we ons richten op de mogelijke (juridische) risico’s die gepaard gaan met SaaS en hoe je deze risico’s effectief kunt minimaliseren. Voordat we ingaan op de specifieke risico’s van SaaS, is het belangrijk om eerst nog even de aandacht te vestigen op de significante afhankelijkheid van de afnemer ten opzichte van de SaaS-provider. Deze afhankelijkheid brengt kwetsbaarheid met zich mee en is een cruciale factor om in overweging te nemen bij het bespreken van de specifieke risico’s van SaaS.
Een voorbeeld van deze afhankelijkheid, kan worden geïllustreerd aan de hand van een organisatie die ervoor kiest om zijn boekhouding te beheren via een SaaS-applicatie. In deze situatie vertrouwt de organisatie op de SaaS-provider voor onder andere de opslag, verwerking en beveiliging van belangrijke financiële gegevens. Op het moment dat de SaaS-provider een technische storing heeft of problemen ervaart met de dienstverlener, kan dit een ernstige impact hebben op de boekhouding van de organisatie. Misschien mist de organisatie een belangrijke deadline van de Belastingdienst en loopt ze het risico op boetes, operationele verstoringen en reputatieschade. Om dergelijke risico’s zo veel mogelijk te minimaliseren, is een heldere SaaS-overeenkomst onmisbaar.
SaaS-overeenkomst: als afnemer je risico’s beperken
Als afnemer van een SaaS-dienst wil je in ieder geval deze 3 risico’s beperken in de SaaS-overeenkomst:
- Vendor lock-in: wanneer je als afnemer eenmaal afhankelijk bent van een specifieke SaaS-provider, kan het moeilijk en kostbaar zijn om over te stappen naar een andere provider. Dit fenomeen, bekend als vendor lock-in, kan jouw flexibiliteit en keuzevrijheid ernstig beperken. Het is daarom belangrijk om duidelijke bepalingen op te nemen in de SaaS-overeenkomst die jou de mogelijkheid bieden om over te stappen naar een andere provider zonder buitensporige kosten of gegevensverlies.
- Beschikbaarheid van de SaaS-dienst: als afnemer ben je sterk afhankelijk van de beschikbaarheid en prestaties van de SaaS-provider. Tegelijkertijd kun je maar weinig invloed uitoefenen op het functioneren van de SaaS-applicatie. Als de SaaS-applicatie niet betrouwbaar is of regelmatig uit de lucht is (“downtime”), kan dit leiden tot operationele verstoringen en productiviteitsverlies. Om toch enige controle en bescherming te hebben, is het aan te raden om de beschikbaarheids- en prestatieniveaus in een duidelijke service level agreement (SLA) vast te leggen. Een dergelijke SLA moet specifieke garanties bieden met betrekking tot de beschikbaarheid, uptime en prestaties van de SaaS-dienst. Daarnaast kunnen er afspraken worden gemaakt over compensatie in geval van langdurige downtime of verminderde prestaties.
- Privacy en gegevensbescherming: omdat de SaaS-provider toegang heeft tot potentieel gevoelige bedrijfsgegevens, is het cruciaal om ervoor te zorgen dat de provider passende beveiligingsmaatregelen treft om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van de gegevens te waarborgen. Denk onder meer aan: encryptie, toegangscontroles, regelmatige beveiligingsaudits en naleving van relevante privacy regels, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Op basis van de AVG is de kans overigens aanzienlijk dat je – naast een SaaS-overeenkomst & een SLA – ook een verwerkersovereenkomst moet sluiten met de provider. Dit betreft een wettelijke verplichting.
SaaS-overeenkomst: als provider je risico’s beperken
- Aansprakelijkheid: als provider van een SaaS-applicatie draag je mogelijk de verantwoordelijkheid voor eventuele storingen, verlies van gegevens of beveiligingslekken. Het is voor jou als provider van cruciaal belang om duidelijke bepalingen in de SaaS-overeenkomst op te nemen die de aansprakelijkheid beperken tot een redelijk niveau en eventuele uitsluitingen of beperkingen van aansprakelijkheid specifiek te benoemen.
- Afhankelijkheid van derde partijen (bijv. hosting): als SaaS-provider ben je vaak afhankelijk van derde partijen, zoals hostingsdiensten, om de SaaS-applicatie te leveren. Toch ben jij als provider naar de eindklant toe, verantwoordelijk voor de kwaliteit en betrouwbaarheid van de SaaS-applicatie. Bovendien wil je jouw reputatie natuurlijk beschermen. Het is daarom essentieel om ook met deze derde partijen goede afspraken te maken.
- Geen duidelijke afspraken maken: het leveren van een SaaS-applicatie brengt veel verantwoordelijkheden met zich mee. Het niet maken van duidelijke afspraken kan leiden tot misverstanden, ontevreden klanten en mogelijke juridische geschillen. Zorg er daarom voor dat de SaaS-overeenkomst alle belangrijke aspecten van de SaaS-dienst behandelt, zoals functionaliteiten, beschikbaarheid, privacy, garanties, onderhoud & support.
