Juridische documenten

Juridische documenten opstellen

Welke juridische documenten heb je als ondernemer eigenlijk nodig? En, welke zijn er verplicht?

Hoewel er niet heel veel verplichte juridische documenten bestaan, zijn er wel een aantal documenten waar je eigenlijk niet zonder kan. Denk dan bijvoorbeeld aan je algemene voorwaarden, een privacy- en cookieverklaring op je website maar ook aan een influencer contract als je besluit aan influencer marketing te doen. Met een goed juridisch document zorg je voor de benodigde juridische dekking en verklein je de kans op misverstanden. Dat geeft natuurlijk ook direct een veilig gevoel. Spaans&Spaans helpt ondernemers bij het opstellen van de benodigde juridische documenten. Van een simpele auteursrecht licentie tot ingewikkelde commerciële contracten: bij ons ben je aan het juiste adres. 

"We schrijven scherpe én leesbare contracten."

Rechtsgeldig contract opstellen

Een overeenkomst (of contract) is niets meer dan een afspraak tussen twee of meerdere partijen. Een contract kan zowel mondeling als schriftelijk worden gesloten. Het is dus niet waar dat een contract alleen rechtsgeldig is als het “zwart op wit” staat. Ook mondelinge overeenkomsten zijn gewoon afdwingbaar. Het is alleen vaak lastig om te bewijzen dat er een mondelinge overeenkomst bestaat. Daarom raden wij toch altijd aan om afspraken op papier te zetten. En als je even geen papier bij de hand hebt, kan een appje via WhatsApp ook al uitkomst bieden. 

Zowel particulieren als rechtspersonen (zoals een BV) kunnen rechtsgeldig een overeenkomst sluiten. Je dient wel handelingsbekwaam en handelingsbevoegd wanneer je het contract aangaat. Dat is bijvoorbeeld niet het geval bij minderjarigen en mensen die onder curatele zijn gesteld. Zij zijn in beginsel handelingsonbekwaam.

Jurist auteursrecht, privacyrecht, ICT-recht
Juristen ICT-recht, web3 recht, Privacyrecht

Verplichte juridische documenten voor ondernemers

Er zijn maar weinig juridische documenten die iedere ondernemer verplicht is te hebben. Wist je bijvoorbeeld dat het geeneens verplicht is om een set algemene voorwaarden te hanteren? De volgende juridische documenten zijn wèl verplicht:

De privacyverklaring: zodra je als ondernemer persoonsgegevens verwerkt (en dat doet vrijwel iedere ondernemer) zal je de betrokkenen hierover moeten informeren. Een privacyverklaring is dus ook gewoon verplicht als je een relatief klein bedrijf bent, dat maar weinig persoonsgegevens verwerkt. In de praktijk heeft deze informatieplicht geleid tot een stortvloed van privacyverklaringen. 

De cookieverklaring: heb je een website met cookies (nee, niet de eetbare), dan moet je ook een cookieverklaring laten opstellen. In deze verklaring informeer je jouw websitebezoekers over de cookies die je plaatst, hoe lang deze cookies blijven staan en welke gegevens deze cookies verzamelen. 

De verwerkersovereenkomst: de meeste ondernemers doen niet alles alleen, maar schakelen (producten en / of diensten van) bedrijven of personen in om ze te helpen. Wat dacht je van die e-mailsoftware die je gebruikt om je nieuwsbrief te sturen, boekhoudsoftware om je facturen netjes te ordenen of de hosting van je website? Al die partijen gaan in jouw opdracht persoonsgegevens verwerken en daar kleven natuurlijk wel wat privacyrisico’s aan. Daarom staat er in de AVG dat je verplicht bent om een onderlinge verwerkersovereenkomst te sluiten. 

De factuur: de factuur is een verplicht juridisch document, zodra je goederen en / of diensten levert aan andere bedrijven (B2B). Ook als je aan rechtspersonen levert die geen onderneming zijn (zoals stichtingen of verenigingen) moet je een factuur sturen. 

Juridische documenten op maat

‘Op maat gemaakt’, betekent in ieder geval dat wij jouw bedrijf goed willen leren kennen, voordat we aan de slag gaan. Natuurlijk heb je ook de gelegenheid om jouw feedback door te geven. We sturen namelijk eerst een conceptversie, en pas nadat we jouw feedback hebben verwerkt, de definitieve versie. Zo ben je er zeker van dat jouw documenten zijn toegespitst op jouw situatie. Tot slot stellen we de documenten altijd op in een tone-of-voice waar jij blij van wordt. Geen onnodig juridisch jargon en onbegrijpelijk zinnen (tenzij je daar nou net een passie voor hebt natuurlijk).

Advocaat ICT-recht, privacyrecht, intellectueel eigendom

Welke juridische documenten heeft een bedrijf nodig?

Hoewel er maar weinig documenten verplicht zijn, is het wel ontzettend belangrijk om afspraken “zwart op wit” te zetten. Je voorkomt misverstanden, verkleint de kans op risico’s en laat zien dat je jouw zaak serieus neemt. We begrijpen dat risicobeheer niet het meest opwindende onderwerp is voor ondernemers, maar zie het als een soort verzekering. Net zoals je geen auto zou kopen zonder verzekering, spelen juridische documenten een essentiële rol bij het beschermen van je bedrijfsbelangen en het afwenden van potentiële moeilijkheden. 

Hier is een lijst met 3 juridische documenten die niet verplicht zijn, maar wel ontzettend handig:

Algemene voorwaarden: een goede set algemene voorwaarden verkleint risico’s, voorkomt misverstanden en bespaart geld en tijd. In jouw voorwaarden leg je bijvoorbeeld aan jouw klanten uit wanneer ze mogen annuleren (en onder welke voorwaarden), wat er gebeurt als ze niet betalen en onder welke omstandigheden je niet verplicht bent om na te komen.

NDA (geheimhoudingsovereenkomst): een geheimhoudingsovereenkomst, beter bekend als een NDA, wordt gebruikt om vertrouwelijke informatie te delen. Schakel je bijvoorbeeld een freelancer in en wil je voorkomen dat deze er met je nieuwe bedrijfsidee vandoor gaat? Dan is het verstandig om deze een NDA te laten ondertekenen.

Samenwerkingsovereenkomst: ga je een samenwerking aan? Zo ja, dan is het verstandig om de afspraken in verband met die samenwerking op papier te zetten. Wat er precies in de samenwerkingsovereenkomst moet komen te staan, hangt volledig af van het soort samenwerking dat wordt aangegaan. 

Page not found

Juridische documenten
opstellen

Natuurlijk is ondernemen ook risico’s nemen, maar dan liever wel de risico’s die je zélf hebt gekozen. Daarom helpen we je bij het neerzetten van jouw juridische structuur. 

Jurist privacyrecht, ICT-recht

Spaans&Spaans V.O.F.

We zijn gevestigd op de Vijzelstraat 391a (1016EJ) in het mooie Amsterdam en sinds 2018 ingeschreven in het register van de Kamer van Koophandel onder nummer: 71533230.
Ons BTW-nummer: NL858752530B01. 

020 261 9633

contact@spaans-spaans.com

Spaans & Spaans ©2018-2023 Algemene voorwaarden Privacyverklaring

Page not found

Contact opnemen

Neem gerust contact met ons op.

Spaans&Spaans V.O.F.

Keizersgracht 391
1016EJ, Amsterdam
KvK: 71533230
BTW-nummer: NL858752530B01 

020 261 9633

contact@spaans-spaans.com

Juridisch advies

Meer informatie

Overig

Scroll naar boven

mr. Hester Spaans

Co-founder & General legal consultant

Hester is een van de oprichters van Spaans&Spaans en werkt als General Legal Consultant. Ze heeft meerdere masters in het recht afgerond aan de Universiteit van Amsterdam en het voorrecht gehad een half jaar aan de University of Hong Kong mogen studeren. Gefrustreerd over de stoffige juridische wereld, besloot ze destijds het heft in eigen hand te nemen en als ondernemer te starten. 

Inmiddels werkt ze al zo’n 5 jaar bij Spaans&Spaans en heeft ze honderden ondernemers mogen bijstaan met vraagstukken op het snijvlak van IT en recht.

Haar passie voor tech (en met name web3!) is van grote waarde bij het ‘vertalen’ van juridische regelgeving op het gebied van ICT/internet-en privacyrecht naar de dagelijkse technische realiteit. Klanten omschrijven haar als doortastend, vakkundig en pragmatisch. Om haar kennis op peil te houden is ze o.a. lid van de Vereniging voor Auteursrecht. 

mr. Lucia Spaans

Co-founder & Privacy officer

Lucia is mede-oprichter van Spaans&Spaans en werkt gedreven samen met het team aan het leveren van onze juridische diensten op top niveau.

Ze is enorm gemotiveerd en een perfectioniste (soms, oké, dikwijls, op het irritante af) die alles tot in de puntjes geregeld wil zien. Haar passie voor het recht kwam al naar voren tijdens haar studietijd in Amsterdam, waar ze ervoor koos om twee juridische masters te volgen. Het liefst controleert ze alle juridische stukken en correspondentie die dagelijks bij Spaan&Spaans de deur uitgaan meerdere malen, zodat de cliënt er zeker van kan zijn dat alles perfect geregeld is.

Verder is ze een groot fan van koffie, reist ze graag en is ze actief als gitariste (ja, echt).