Indien je van plan bent om met een nieuwe IT-leverancier samen te gaan werken, doe je er goed aan om een software contract op te stellen dat de rechten en plichten van beide partijen duidelijk vastlegt. Een goede overeenkomst weerspiegelt de verwachtingen die je hebt voor het software project, beschermt je tegen eventuele risico’s en voorkomt miscommunicatie tussen jou als klant en de software leverancier die het project uitvoert. In deze blog leggen onze juristen je uit waar je op moet letten bij het sluiten van een dergelijk contract. Het opstellen ervan laat je natuurlijk over aan een IT-jurist – maar met deze blog kun je zelf alvast aan de slag.
Soorten software contracten
Er zijn verschillende soorten software contracten te onderscheiden, zoals een SAAS-overeenkomst, software licentie, reseller overeenkomst, Service Level Agreement of een software development contract voor het ontwikkelen van maatwerksoftware. Afhankelijk van wat de software leverancier precies voor je gaat doen, kan het voorkomen dat je meer dan één soort contract nodig hebt. Daarom is het van belang om eerst goed duidelijk te krijgen wat je precies verwacht van de leverancier en welke overeenkomsten hierbij horen.
Berekenen van de kosten
Een belangrijke factor waar je op moet letten bij het opstellen van een software contract zijn de kosten. Zorg ervoor dat de kosten vooraf duidelijk omschreven zijn, zodat de factuur geen ongewenste verrassingen oplevert. Denk hierbij aan eenmalige kosten, zoals inrichtingskosten of de kostprijs voor de licentie van software. Ook moet je rekening houden met eventuele periodieke kosten, zoals maandelijkse servicekosten of hostingskosten. Daarnaast kan het voorkomen dat er extra kosten in rekening worden gebracht voor bijvoorbeeld onderhoudswerkzaamheden en updates. Zorg ervoor dat je precies weet wat deze kosten zijn en of er een maximumaantal uren is waar je de software leverancier aan wilt houden.
Resultaatsverplichting of inspanningsverplichting?
Indien je er zeker van wilt zijn dat de software leverancier een bepaald resultaat behaald (een uptime van 99% bijvoorbeeld) is het verstandig om expliciet een resultaatsverplichting op te nemen in het software contract. De leverancier is dan verplicht om het resultaat te behalen. Als de software leverancier echter geen resultaat kan garanderen, zoals vaak bij de ontwikkeling van maatwerksoftware het geval is, kan een inspanningsverplichting worden opgenomen. Een inspanningsverplichting houdt in dat de software leverancier belooft zijn best te doen om het gewenste resultaat te behalen (“inspannen”) maar dit niet garandeert. Tussen een resultaatsverplichting en een inspanningsverplichting zit een groot verschil in wat je mag verwachten en waartoe de software leverancier kan worden verplicht. Neem dus echt even 5 minuten van je tijd om hierbij stil te staan.
Software en intellectuele eigendomsrechten
Het is belangrijk dat je in het software contract duidelijke afspraken maakt over wie de eigenaar is van de ontwikkelde of geleverde software. Indien je hier als klant geen afspraken overmaakt, is de kans groot dat alle intellectuele eigendomsrechten op de software bij de leverancier blijven. Dit betekent dat je bijvoorbeeld niet zelf wijzigingen mag aanbrengen in de software. Indien je dit vervelend vindt, kan je aan de leverancier vragen of deze zijn auteursrecht aan jou wil overdragen. Met deze overdracht wordt jij – als klant – dan de auteursrechthebbende op de software. De software leverancier verliest al zijn rechten en kan de software niet meer zelf gebruiken. Vaak zal de leverancier dan ook een vergoeding aan een dergelijke overdracht willen verbinden. Let er bovendien nog even op dat een overdracht altijd bij akte moet gebeuren. Een mondelinge overdracht is dus niet geldig!
Escrow-overeenkomst opstellen
Indien de software leverancier een belangrijke dienst voor je verricht (zoals het ontwikkelen van maatwerksoftware die echt cruciaal is voor jouw bedrijfsvoering) kan je ervoor kiezen om de geschreven code bij een derde partij te laten ‘escrowen’. Dit houdt in dat de broncode veilig gesteld wordt bij een onafhankelijk escrow-bureau. Deze partij heeft alleen toegang tot de broncode als bepaalde voorwaarden zijn vervuld, zoals het failliet gaan van de software leverancier. Op deze manier wordt voorkomen dat je als klant bij een eventueel faillissement van de software leverancier geen toegang meer hebt tot de ontwikkelde software.
Software ontwikkeling en privacy
Wanneer je met de software ook persoonsgegevens gaat verwerken (boekhoudsoftware bijvoorbeeld), is het van belang dat de software voldoet aan de privacywetgeving (AVG). Maak hierover dan ook afspraken met je leverancier. Hoe zorgt hij ervoor dat persoonsgegevens goed en veilig worden verwerkt? Welke maatregelen heeft hij getroffen? Is de software ontwikkelt met de privacy by design en privacy by default beginselen in het achterhoofd? Voorts kun je bepaalde afspraken maken over bijvoorbeeld het uitbesteden van verwerking of delen van persoonsgegevens met andere partijen. Soms is het trouwens noodzakelijk om een verwerkersovereenkomst te sluiten met je software leverancier. Let hier dan ook even op.
Opstellen software contract door een IT-jurist
Onze juristen zijn gespecialiseerd in het IT-recht / Internetrecht en hebben veel ervaring met het opstellen en controleren van IT-contracten. Ze begrijpen de techniek achter je software, applicaties of websites en kunnen daarmee goed meedenken over mogelijke risico’s (en kansen!).
Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvende prijsinschatting
