Met enige regelmaat ontvangen onze legal counsels vragen over de juridische aspecten van stageovereenkomsten. Ben je van plan om als bedrijf een stagiair aan te nemen? Dan is het zeker verstandig om op de hoogte te zijn van eventuele juridische risico’s en pijnpunten. In deze blog beantwoorden we tien veelvoorkomende vragen over de stageovereenkomst.
Hint: een van de grootste risico’s bij het aannemen van een stagiair is dat de stageovereenkomst als arbeidsovereenkomst kwalificeert. Hoe voorkom je nou dat dit gebeurt? In deze blog bespreken we ook die vraag.
1. Wat is een stageovereenkomst?
Een stageovereenkomst is een juridisch document waarin de afspraken tussen een stagiair, een stageverlener en mogelijk de onderwijsinstelling worden vastgelegd. Hoewel het niet vereist is dat de stagiair tijdens de stage nog officieel als student geregistreerd staat bij een onderwijsinstelling, blijft het educatieve aspect van de stage centraal staan.
Voorbeeld: stel je voor dat een tech student stage loopt bij een ICT-bedrijf. De stageovereenkomst zou dan de details bevatten over het doel van de stage, de specifieke taken van de stagiair, de duur van de stage, eventuele vergoedingen en evaluatieprocedures.
2. Moet de stagiair ingeschreven staan bij een onderwijsinstelling?
Nee, de stagiair hoeft niet ingeschreven te zijn bij een onderwijsinstelling om stage te lopen, waardoor ook studenten die bijvoorbeeld een tussenjaar hebben genomen, zich aan het oriënteren zijn op een studie, of al zijn afgestudeerd, de mogelijkheid hebben om als stagiair aan de slag te gaan.
Let op: als stageverlener kan het risicovol zijn om een stagiair aan te nemen die niet meer staat ingeschreven bij een onderwijsinstelling. De kans is namelijk aanzienlijk dat de stageovereenkomst dan als een arbeidsovereenkomst wordt gekwalificeerd.
3. Is een stagevergoeding verplicht?
Nee, wettelijk gezien niet. De stagiair heeft dus ook geen recht op het wettelijk minimumloon. Je mag er als stageverlener natuurlijk wel voor kiezen om een stagevergoeding te geven. In de stageovereenkomst kun je vastleggen hoe hoog de vergoeding is, waarvoor de vergoeding bedoeld is en wanneer deze wordt uitbetaald.
Let op: zorg er als stageverlener voor dat de stagevergoeding in verhouding is en vooral niet te hoog. Betaal je te veel? Dan kan dit worden beschouwd als een regulier salaris, waardoor de stageovereenkomst misschien als een echte arbeidsovereenkomst wordt gezien.
4. Wat als de stagiair jonger is dan 16 jaar?
Als de stagiair jonger dan 16 jaar is, zal je een stageovereenkomst moeten overleggen die ook door de ouder (of persoon met ouderlijk gezag) mede moet worden ondertekend. Ook zul je je aan een aantal extra regels moeten houden wanneer je een minderjarige wilt inschakelen als stagiair. Zo mogen stagiairs onder de 18 jaar bepaalde werkzaamheden niet uitvoeren.
5. Ben ik aansprakelijk voor schade van stagiair?
Ja, in beginsel wel. Als stageverlener ben je op basis van artikel 7:658 lid 4 verantwoordelijk voor de schade die de stagiair lijdt tijdens de uitvoering van zijn/haar stagewerkzaamheden. Indien de stagiair bijvoorbeeld tijdens een verkeersongeval of bedrijfsuitje lichamelijk letsel oploopt, ben je daar dus verantwoordelijk voor. Daarom is het in ieder geval belangrijk om een goede bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering af te sluiten en te controleren of stagiairs daar ook onder gedekt worden.
6. Hoe voorkom ik dat een stage als arbeidsovereenkomst wordt aangemerkt?
Bij het aannemen van een stagiair is het belangrijk om te voorkomen dat de stageovereenkomst onbedoeld als een arbeidsovereenkomst wordt beschouwd, waardoor je onverwacht een nieuwe werknemer in dienst neemt.
Als uitgangspunt geldt dat bij een stage het leeraspect altijd voorop hoort te staan. Je zult de stagiair dus niet kunnen inzetten als een gewone werknemer.
Ook andere factoren spelen een rol bij het waarborgen van het educatieve karakter, zoals:
- De hoogte van de stagevergoeding (een echte stagiair ontvangt geen loon maar een onkostenvergoeding)
- Of er een stagebegeleider aanwezig is
- Of er tussentijdse evaluaties plaatsvinden
- Of er leerdoelen zijn gesteld / een leerplan is gemaakt
- Of er een stageovereenkomst is voorgelegd aan de stagiair (en dus géén arbeidsovereenkomst)
- Hoeveel voordeel de stageverlener heeft bij het inschakelen van de stagiair
- Of de stagiair nog is ingeschreven bij een onderwijsinstelling
7. Wat zijn de gevolgen als een stageovereenkomst als arbeidsovereenkomst kwalificeert?
Als de stageovereenkomst wordt gezien als een gewone arbeidsovereenkomst, moet de werkgever met terugwerkende kracht het minimumloon, inclusief vakantiegeld, en ook premies en belastingen betalen. Daarnaast heeft de stagiair recht op ontslagbescherming en moet de werkgever het loon blijven doorbetalen als de stagiair ziek is. Bovendien kan de overheid een boete opleggen. Het is dus heel belangrijk om goed te kijken naar de aard van de stageovereenkomst.
8. Wat zijn de belangrijkste punten in een stageovereenkomst?
Het is verstandig (en soms zelfs verplicht) om de belangrijkste afspraken met de stagiair vast te leggen in een schriftelijke stageovereenkomst. Hierin staat bijvoorbeeld:
- Wat het doel is van de stage en wat de stagiair gaat leren
- Hoe lang de stage duurt
- Welke vergoeding de stagiair krijgt
- Hoe en wanneer de stagiair geëvalueerd wordt
9. Kan ik een buitenlandse student als stagiair aannemen?
Ja, je kunt ook een buitenlandse student als stagiair aannemen. Wanneer de stagiair vanuit het buitenland komt om stage te lopen, moet je als stageverlener in sommige gevallen een werkvergunning voor de stagiair aanvragen. Stagiairs met een paspoort van een van de EER-landen of Zwitserland mogen in principe vrij in Nederland als stagiair aan de slag.
10. Wie heeft het auteursrecht op wat de stagiair maakt?
Als de stagiair tijdens de stage iets creëert waarop auteursrecht rust, ligt dit auteursrecht in beginsel bij de stagiair. Het auteursrecht komt dus niet automatisch bij de stageverlener te liggen. Voor de stageverlener kan dit zeer vervelend uitpakken. Daarom is het belangrijk om hier vooraf in de stageovereenkomst afspraken over te maken.
Juridische hulp nodig bij het opstellen van een stageovereenkomst?
Heb je juridische ondersteuning nodig bij het opstellen van een stageovereenkomst? Onze legal counsels staan klaar om je te helpen. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie.
