In een tijdperk waarin digitale communicatie de norm is geworden, blijft de vraag naar de rechtsgeldigheid van e-mail en elektronische documenten voortduren. Hoe zit het precies met de rechtsgeldigheid van e-mail? Kan e-mail worden gebruikt voor het sluiten van overeenkomsten of het versturen van facturen? En is een ingebrekestelling via e-mail ook geldig?
In deze blog duiken we dieper in op de juridische aspecten van e-mailcommunicatie.
Rechtsgeldigheid van e-mail
In principe heeft een e-mail dezelfde juridische waarde als een document op papier, tenzij een van de betrokken partijen de authenticiteit ervan betwist. Stel dat iemand bijvoorbeeld beweert nooit een bepaalde e-mail te hebben ontvangen. Dan ligt de bewijslast bij de afzender om aan te tonen dat de e-mail daadwerkelijk is verstuurd, ontvangen, en authentiek is. Dit is in lijn met Artikel 3:37 lid 1 van het Burgerlijk Wetboek (BW), waarin wordt gesteld dat verklaringen in elke vorm kunnen worden gedaan, inclusief via e-mail dus.
Ontvangst van e-mail bewijzen
Volgens Artikel 3:37 lid 3 van het Burgerlijk Wetboek (BW) moet een verklaring de persoon waartoe deze gericht is, hebben bereikt om rechtsgevolg te hebben. Met andere woorden, een e-mail moet daadwerkelijk in de inbox van de ontvanger zijn beland om juridisch geldig te zijn; enkel verzending volstaat niet.
Maar hoe bewijs je nou dat de e-mail die je hebt verstuurd ook daadwerkelijk is aangekomen?
Een tip om mogelijke twijfels te voorkomen, is het toevoegen van een ontvangstbevestigingsverzoek aan de e-mail. Als de ontvanger hierop reageert, bijvoorbeeld door direct te antwoorden, kan dit dienen als bewijs dat de e-mail hem heeft bereikt.
Een overeenkomst sluiten via e-mail: kan dat?
Ja, communicatie via e-mail kan worden gebruikt om een overeenkomst te sluiten. In Nederland is het sluiten van een overeenkomst over het algemeen ‘vormvrij’, wat betekent dat het niet gebonden is aan een specifieke vorm. Communicatie via e-mail kan dus worden ingezet om een overeenkomst te vormen, mits aan bepaalde voorwaarden is voldaan. In essentie moet er een aanbod zijn gedaan dat door de andere partij wordt aanvaard, zoals bij elke andere overeenkomst. Als de wet verder geen specifieke eisen stelt aan de totstandkoming van bepaalde rechtsgevolgen, betekent dit meestal dat de overeenkomst ook via e-mail kan worden gesloten.
Met andere woorden, e-mail is in de meeste gevallen net zo rechtsgeldig als een papieren document.
Een ingebrekestelling versturen per e-mail
Een ingebrekestelling mag in beginsel zowel per post als per e-mail verstuurd worden, tenzij er contractueel andere afspraken zijn gemaakt. Soms staat er bijvoorbeeld in de algemene voorwaarden dat een ingebrekestelling alleen per aangetekende brief mag worden verstuurd.
Goed, hoewel een ingebrekestelling in principe dus ook per e-mail mag worden verzonden, adviseren wij toch om dit soort belangrijke juridische stukken per (aangetekende) brief te versturen. Op die manier beschik je over concreet bewijs dat je wederpartij het document daadwerkelijk heeft ontvangen, wat het risico op discussies over de ontvangst vermindert.
Juridisch advies nodig? Onze legal counsels staan voor je klaar.
Heb je vragen over de rechtsgeldigheid van een (ontvangen) e-mail? Neem dan gerust contact op met onze juristen. We helpen je graag.
