Dit betekent onder meer dat je een privacyverklaring zult moeten opstellen, verwerkersovereenkomsten gaat sluiten en er een verantwoordingsplicht op je rust. Uit deze verantwoordingsplicht vloeit onder andere voort dat je een register dient bij te houden over de verwerking van persoonsgegevens. Denk aan: NAW-gegevens, maar ook betaalgegevens of IP-adressen. Je vermeldt in het register tevens waarom je deze gegevens verwerkt. Bijvoorbeeld omdat je pakketten verzendt of omdat je een cursus aanbiedt. Het verwerkingsregister is dus eigenlijk een soort logboek voor al je gegevensverwerkingen. Het is belangrijk dat je weet welke gegevens je verwerkt, want alleen op die manier kun je nagaan of deze verwerking in overeenstemming met het privacyrecht plaatsvindt. Als je het verwerkingsregister goed bijhoudt, kun je makkelijk nagaan of de verwerking van bepaalde gegevens wel toegestaan is. Daarnaast is het verwerkingsregister ook belangrijk voor eventuele controles door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Als de AP wil controleren of jouw verwerking van persoonsgegevens wel in overeenstemming met de AVG plaatsvindt, moet je het register kunnen laten zien.
Als uitgangspunt geldt dat wanneer jouw organisatie meer dan 250 werknemers heeft, je een register zal moeten bijhouden. Heb je minder dan 250 werknemers in dienst? Dan moet je alsnog een register bijhouden als er sprake is van een van de onderstaande situaties:
Let op: we zien dat organisaties, in de praktijk, maar zelden ontkomen aan de verplichting om een register op te stellen. Dit bekent dat je, onder de AVG, vrijwel altijd verplicht bent om een register van verwerkingsactiviteiten bij te houden.
Laten we vooropstellen dat “het verwerkingsregister” niet bestaat. Zowel de verwerkingsverantwoordelijke als de verwerker is namelijk verplicht om een register bij te houden. Wanneer jouw organisatie beide rollen vervuld, zul je dus twee registers moeten opstellen (een register voor jouw rol als verantwoordelijke én een register voor jouw rol als verwerker). Wat er precies in een verwerkingsregister hoort te staan, hangt af van de rol die jouw organisatie op zich neemt.
Verwerkingsregister voor verwerkingsverantwoordelijke
In het verwerkingsregister voor een verantwoordelijke hoort de volgende informatie te staan:
Verwerkingsregister voor verwerker
In het verwerkingsregister voor een verwerker hoort de volgende informatie te staan:
Het verwerkingsregister is bestemd voor intern gebruik. Het is dus uitdrukkelijk niet de bedoeling dat je het register zomaar openbaar maakt. Slechts wanneer de AP hierom vraagt, zal je jouw register moeten laten zien. Als je het register niet hebt (of niet correct hebt bijgehouden), kan de AP besluiten om een boete op te leggen. Hoe hoog zo’n boete uitvalt, hangt onder andere af van de ernst van de overtreding. Het is dus, kort gezegd, belangrijk dat je als organisatie een verwerkingsregister bijhoudt, omdat het register kan worden opgevraagd door de AP.
Organisaties mogen in beginsel zelf bepalen op welke manier ze hun verwerkingsregister willen bijhouden. De AP geeft wel als advies om “voor een overzichtelijke bestand te zorgen van alle verwerkingen en persoonsgegevens waarin gebruikers eenvoudig kunnen navigeren.” In de praktijk zien we dat organisaties vaak kiezen voor een Excel-bestand of een online tool waarin de verwerkingen worden bijgehouden.
Natuurlijk is ondernemen ook risico’s nemen, maar dan liever wel de risico’s die je zélf hebt gekozen. Daarom helpen we je bij het neerzetten van jouw juridische structuur.
We zijn gevestigd op de Vijzelstraat 391a (1016EJ) in het mooie Amsterdam en sinds 2018 ingeschreven in het register van de Kamer van Koophandel onder nummer: 71533230.
Ons BTW-nummer: NL858752530B01.
Neem gerust contact met ons op.
Keizersgracht 391
1016EJ, Amsterdam
KvK: 71533230
BTW-nummer: NL858752530B01
Hester is een van de oprichters van Spaans&Spaans en werkt als General Legal Consultant. Ze heeft meerdere masters in het recht afgerond aan de Universiteit van Amsterdam en het voorrecht gehad een half jaar aan de University of Hong Kong mogen studeren. Gefrustreerd over de stoffige juridische wereld, besloot ze destijds het heft in eigen hand te nemen en als ondernemer te starten.
Inmiddels werkt ze al zo’n 5 jaar bij Spaans&Spaans en heeft ze honderden ondernemers mogen bijstaan met vraagstukken op het snijvlak van IT en recht.
Haar passie voor tech (en met name web3!) is van grote waarde bij het ‘vertalen’ van juridische regelgeving op het gebied van ICT/internet-en privacyrecht naar de dagelijkse technische realiteit. Klanten omschrijven haar als doortastend, vakkundig en pragmatisch. Om haar kennis op peil te houden is ze o.a. lid van de Vereniging voor Auteursrecht.
Lucia is mede-oprichter van Spaans&Spaans en werkt gedreven samen met het team aan het leveren van onze juridische diensten op top niveau.
Ze is enorm gemotiveerd en een perfectioniste (soms, oké, dikwijls, op het irritante af) die alles tot in de puntjes geregeld wil zien. Haar passie voor het recht kwam al naar voren tijdens haar studietijd in Amsterdam, waar ze ervoor koos om twee juridische masters te volgen. Het liefst controleert ze alle juridische stukken en correspondentie die dagelijks bij Spaan&Spaans de deur uitgaan meerdere malen, zodat de cliënt er zeker van kan zijn dat alles perfect geregeld is.
Verder is ze een groot fan van koffie, reist ze graag en is ze actief als gitariste (ja, echt).