Er bestaat helaas een wijdverbreid misverstand dat het voldoende is om algemene voorwaarden te hebben. Een klant (i.e. de wederpartij) is pas gebonden aan jouw algemene voorwaarden indien jij deze voorwaarden op de juiste manier gebruikt. Gebruik je jouw voorwaarden niet op de juiste manier, dan hebben jouw voorwaarden geen enkele waarde en sta je in beginsel met lege handen. Dat is ongelofelijk zonde uiteraard! In deze blog proberen we je uit te leggen hoe je jouw voorwaarden op de juiste manier gebruikt, zodat ze van toepassing zijn op de overeenkomst. Er zijn kortweg 3 stappen te onderscheiden die we zullen bespreken:
- Je moet jouw voorwaarden van toepassing verklaren, en
- de wederpartij moet jouw voorwaarden aanvaarden, en
- je moet jouw voorwaarden de jouw wederpartij ter hand hebben gesteld.
Algemene voorwaarden van toepassing verklaren
Algemene voorwaarden moeten van toepassing worden verklaard, bijvoorbeeld in in de offerte of in de overeenkomst van opdracht.
Let op: je moet jouw voorwaarden van toepassing verklaren voordat de overeenkomst is gesloten. Het is dus absoluut niet aan te raden om in jouw factuur pas jouw algemene voorwaarden van toepassing te verklaren. Kortom, je wilt in jouw aanbod duidelijk vermelden dat jouw algemene voorwaarden van toepassing zijn.
De volgende zin is ter inspiratie:
“Op onze offerte zijn onze algemene voorwaarden van toepassing (zie bijlage e-mail; pdf bestand).”
Algemene voorwaarden van toepassing verklaren in een webshop? Dan raden we je aan om jouw klant een vakje aan te laten vinken, teneinde akkoord te gaan met de algemene voorwaarden. Uiteraard moet er bij dat vakje dan een tekst staan als “Ik ga akkoord met de algemene voorwaarden” en het is aan te raden om ervoor te zorgen dat de bestelling niet kan worden voltooid zonder dat de klant dit vakje heeft aangevinkt. Hiermee voorkom je de situatie dat jouw klant achteraf beweert nooit iets te hebben gelezen over de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden.
Algemene voorwaarden zijn trouwens relatief snel van toepassing. Zo is het niet vereist dat de wederpartij de voorwaarden ook daadwerkelijk heeft gelezen.
Aanvaarding van algemene voorwaarden
Net als bij iedere andere overeenkomst moeten algemene voorwaarden worden aanvaard. Volgens de wet kan de aanvaarding van de gelding van algemene voorwaarden gebeuren:
‘door ondertekening van een geschrift of op andere wijze’.
Er zijn dus verschillende vormen van aanvaarding mogelijk. De sterkste vorm van aanvaarding is nog altijd de handtekening. Ondertekening is natuurlijk lang niet altijd mogelijk. Gelukkig kan aanvaarding ook op andere wijze plaatsvinden. Voorbeelden:
- Mondelinge instemming;
- Uit het gedrag kan worden afgeleid dat de wederpartij akkoord is gegaan;
- Het aanklikken van een vakje met daarbij de melding ‘akkoord met de algemene voorwaarden’ op een website;
- Een akkoord via e-mail.
De terhandstelling van algemene voorwaarden
Het is niet voldoende om jouw algemene voorwaarden van toepassing te verklaren, je hebt namelijk ook een zogenaamde informatieplicht. Je dient de wederpartij een redelijke mogelijkheid te bieden van om van jouw voorwaarden kennis te nemen. Doe je dit niet? Dan zijn jouw algemene voorwaarden vernietigbaar. Hoe je precies aan jouw informatieplicht dient te voldoen, hangt af van het type overeenkomst dat jij met jouw wederpartij sluit, jouw hoedanigheid (dienstverlener?) en de manier waarop de overeenkomst tot stand komt.
Als uitgangspunt geldt dat je aan de informatieplicht voldoet door jouw voorwaarden ter hand te stellen. Slechts indien terhandstelling redelijkerwijs niet mogelijk is, kan er worden volstaan met het deponeren van de algemene voorwaarden bij de KvK. Het zal echter niet vaak voorkomen dat terhandstelling redelijkerwijs niet mogelijk is.
Ter hand stelling van algemene voorwaarden doe je op de volgende manier:
Fysiek overhandigen. Via post of in persoon waarbij de voorwaarden worden ondertekend op papier.
Indien de overeenkomst geheel tot stand komt via het internet (bijvoorbeeld bij webshops) mogen de voorwaarden via e-mail (altijd in een pdf bestand) worden verstuurd of op de website worden geplaatst. De voorwaarden dienen gemakkelijk vindbaar te zijn, opgeslagen en uitgeprint te kunnen worden. Vermeld daarbij altijd dat je de voorwaarden op verzoek kunt toesturen. Verstuur je de voorwaarden via e-mail? Geef dan duidelijk aan in de mail dat ze te vinden zijn in de bijlage.
Als de overeenkomst niet via het internet tot stand komt, kun je vragen of de wederpartij ermee akkoord gaat dat de voorwaarden via e-mail (altijd als pdf bestand) worden toegestuurd. Let wel, de wederpartij moet hier dus echt uitdrukkelijk akkoord mee gaan (een opt-in). Het is dus niet voldoende om simpelweg naar jouw voorwaarden (die op het internet staan) te verwijzen. Bovendien moeten de voorwaarden weer gemakkelijk vindbaar te zijn, opgeslagen en uitgeprint te kunnen worden.
Ben je een dienstverlener (bijv. een architect of ICT-dienstverlener) en ben je geen:
- financiële dienstverlener
- elektronische-communicatiedienst
- dienstverlener op het gebied van vervoer
- uitzendbureau
- dienstverlener in de gezondheidszorg
- audiovisuele dienstverlener (met inbegrip van radio-omroepen)
- casino of loterij
- openbare instantie
- sociale dienstverlener
- beveiliger
- notaris of deurwaarder
Dan heb je, naast de hierboven genoemde situaties die op jou van toepassing kunnen zijn, de mogelijkheid om jouw algemene voorwaarden als volgt ter hand te stellen:
- door de algemene voorwaarden op eigen initiatief te verstrekken;
- deze ter inzage te leggen op de plaats waar de dienst wordt verricht of de overeenkomst wordt gesloten (bijvoorbeeld in een winkel) en deze plek moet gemakkelijk toegankelijk zijn
- de algemene voorwaarden ter beschikking te stellen door te verwijzen naar een webadres (de voorwaarden dienen wel duidelijk en nadrukkelijk op de website te worden vermeld);
- door het opnemen van de algemene voorwaarden in alle door de dienstverrichter aan de klant verstrekte documenten waarin de diensten in detail worden beschreven.
Opstellen van algemene voorwaarden in plain language
Wil je algemene voorwaarden gebruiken die niet alleen juridisch kloppen, maar ook nog een beetje lekker lezen? Neem dan gerust contact met ons op.
