Geheimhoudingsovereenkomsten (NDAs) zijn contracten die bedrijven en organisaties vaak moeten sluiten met hun eigen werknemers of derde partijen (zoals freelancers) die ze inschakelen. Soms moet je immers informatie delen met een derde partij, terwijl die informatie wel commercieel gevoelig is. Voordat je de informatie bekend maakt, is het dan ook belangrijk om jouw bedrijf te beschermen en er zeker van te zijn dat jouw vertrouwelijke bedrijfsinformatie niet in de verkeerde handen terechtkomt. Hiervoor hebben we de NDA uitgevonden. In de praktijk zijn er ontzettend veel verschillende soorten NDA’s te vinden. Maar waar moet je nu eigenlijk op letten bij het opstellen of checken van een NDA?
Het juiste evenwicht vinden
Partijen vinden het vaak lastig om het juiste evenwicht te vinden tussen een te strenge of te losse NDA. Een te strenge overeenkomst wordt misschien niet geaccepteerd door je wederpartij, maar met een te losse overeenkomst lukt het niet om alle vertrouwelijke informatie goed te beschermen.
In de praktijk wordt er een onderscheid gemaakt tussen eenzijdige of tweezijdige NDAs. In een eenzijdige NDA deelt één partij bepaalde vertrouwelijke informatie, die door één partij wordt ontvangen. Het behoeft weinig toelichting dat de eenzijdige NDA natuurlijk vaak wordt opgesteld met de belangen van de verstrekkende partij vooropgesteld. Voor de wederpartij (de ontvanger van de vertrouwelijke informatie) is een eenzijdige NDA dikwijls lastig te accepteren. Een tweezijdige NDA, daarentegen, ziet op de situatie dat beide contractspartijen vertrouwelijke informatie uitwisselen. Iedere partij is dus zowel ontvanger als verstrekker van vertrouwelijke informatie. Wat dat betreft is een tweezijdige NDA natuurlijk veel meer in balans.
Wat wil je bereiken met een NDA?
Hoewel er ontzettend veel soorten NDA’s bestaat, kunnen we wel 3 essentiële functies van een NDA te onderscheiden:
- Het identificeren van vertrouwelijke informatie. In een geheimhoudingsovereenkomst spreken partijen af welke informatie als vertrouwelijk zal worden beschouwd. Door het gebruik van een NDA wordt het zo een stuk makkelijker om beschermde informatie af te bakenen en een lijn te trekken tussen welke informatie gedeeld mag worden en welke informatie geheim is. Hiermee vermijd je dus verwarring over wat jij en jouw wederpartij als vertrouwelijk beschouwen.
- Het beschermen van vertrouwelijke informatie: wanneer jij je krabbel zet onder een NDA, ben je gebonden aan de geheimhoudingsplicht. Heb je toch je mond voorbij gepraat? Dan is er sprake van wanprestatie en ben je aansprakelijk voor eventuele schade. Hoogstwaarschijnlijk ben je ook nog eens een boete verschuldigd.
- Het beschermen van intellectueel eigendom: NDAs worden niet zelden (ook) gebruikt om bepaalde ie-rechten van een contractspartij te beschermen. Zo kan je met een NDA voorkomen dat jouw idee of concept openbaar wordt gemaakt, wat zou betekenen dat je geen octrooi- of modelrecht meer kunt aanvragen.
Doel: reikwijdte van de NDA
Is het doel duidelijk omschreven? De reikwijdte van een NDA wordt namelijk voor 99% bepaald door de doelomschrijving van de overeenkomst. Daarom is het noodzakelijk om duidelijk vast te leggen met welke “purpose” de vertrouwelijke informatie wordt uitgewisseld en onder welke voorwaarden. Omschrijf hierbij vooral ook de achtergrond en context van het sluiten van de geheimhoudingsovereenkomst. Zo voorkom je dat de informatie toch voor een ander doel wordt gebruikt, dan oorspronkelijk was bedoeld.
Kwalificatie van vertrouwelijke informatie
Het is noodzakelijk om helder te definiëren welke informatie precies als vertrouwelijk moet worden beschouwd en, zodoende, door de geheimhoudingsovereenkomst wordt beschermd. De definitie moet breed genoeg zijn om alle categorieën van informatie te omvatten die zal worden gedeeld. Tegelijkertijd wil je voorkomen dat de definitieve te ruim wordt, zodat de NDA belemmerend werkt.
Enkele voorbeelden van vertrouwelijke informatie zijn: ontwerpen van producten, klanten- en relaties of financiële informatie. Je kan ook mondelinge informatie beschermen door, bijvoorbeeld, af te spreken dat mondelinge informatie vertrouwelijk is als die informatie, 30 dagen na mededeling, als vertrouwelijk wordt aangemerkt.
Delen van informatie met derden
In de NDA moet je ook afspreken of, en zo ja, met welke derden de vertrouwelijke informatie mag worden uitgewisseld. De kans is namelijk groot dat het delen van geheime informatie niet beperkt blijft tot de twee contractspartijen. Gewoonlijk zal de verstrekker van informatie willen dat de vertrouwelijke informatie alleen gedeeld mag worden met medewerkers en hulppersonen die op de hoogte moeten zijn (“need to know”). Het is dus van belang om in de NDA ook afspraken te maken over de uitwisseling van vertrouwelijke informatie met derde partijen. Je wilt daarnaast ook direct vastleggen wie er precies aansprakelijk is wanneer die derde iets verkeerd doet met de informatie.
Hoe lang duurt een NDA?
Als je vertrouwelijke informatie openbaar maakt, wil je de informatie misschien wel voor altijd geheim houden. Voor de wederpartij natuurlijk niet echt een lekker vooruitzicht. Daarom worden NDAs doorgaans aangegaan voor een bepaalde tijdsperiode. Welke periode geschikt is hangt af van een veelheid van factoren, zoals de aard van de onderneming, de betrokken technologie, enzovoorts.
Het einde van een NDA betekent trouwens nog niet dat het partijen helemaal vrij staat om de informatie bekend te maken. Zo kunnen er bijvoorbeeld nog steeds auteursrechten of andere intellectuele eigendomsrechten op de informatie rusten.
NDA: risico’s en valkuilen
NDAs kunnen heel nuttig zijn om ongeoorloofde openbaarmaking van vertrouwelijke informatie te voorkomen. Tegelijkertijd kleven er best wat risico’s en beperkingen aan geheimhoudingsovereenkomsten, zoals:
- het kan zeer lastig zijn om te bewijzen dat jouw wederpartij de NDA heeft geschonden;
- wanneer informatie eenmaal op straat ligt, is het te laat: de informatie kan niet meer, opnieuw, geheim worden gehouden en de schade is aangericht;
- het is niet makkelijk om te bepalen waar je schade precies uit bestaat als jouw wederpartij de afspraken uit de NDA niet is nagekomen. Als je schade niet kan onderbouwen, krijg je het ook niet vergoed. Daarom is het altijd verstandig om een boetebeding in je NDA op te nemen;
- met een NDA voorkom je niet dat jouw contractspartij de vertrouwelijke informatie, indirect, in zijn eigen voordeel gebruikt of commercieel inzet.
NDA laten controleren
Wil je jouw NDA laten controleren op eventuele valkuilen, risico’s of onvolkomenheden? Stuur onze juristen dan een bericht.
