Mag je een sollicitant vragen naar een ziekte of beperking? En hoe zit het eigenlijk met het checken van hun social media profielen?
Als werkgever is het belangrijk om te weten wat je wel en niet mag doen volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Onze privacy-juristen helpen je graag verder door een aantal veelgestelde vragen (FAQ’s) te beantwoorden.
Wil je jouw sollicitatieprocedure eens grondig laten checken door een privacy-jurist, of heb je specifieke vragen over het verwerken van persoonsgegevens van sollicitanten? Schroom dan niet om vrijblijvend contact met ons op te nemen. We staan klaar om je te helpen.
1. Moet je sollicitanten informeren over hoe jouw organisatie hun persoonsgegevens verwerkt?
Ja, dit zul je inderdaad moeten doen. Tijdens het sollicitatieproces verzamel je als werkgever best wat gegevens over kandidaten, zoals namen, e-mailadressen, cv’s en notities van gesprekken. Deze gegevens vallen onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), wat betekent dat je verplicht bent om sollicitanten te informeren over hoe je hun persoonsgegevens verwerkt.
De eenvoudigste manier om aan deze verplichting te voldoen is door een privacyverklaring op je website te plaatsen. Hierin geef je duidelijk aan waarvoor je persoonsgegevens gebruikt.
2. Mag je social media profielen van sollicitanten checken?
Ja, je mag de social media-profielen en andere online informatie van sollicitanten bekijken, maar alleen als je daar een goede reden voor hebt. De informatie moet relevant zijn voor de functie waarop de persoon solliciteert. Gewoon iemand uit nieuwsgierigheid ‘googelen’ is dus niet toegestaan. Zorg altijd voor een duidelijke reden voor je online speurtocht en beperk je tot informatie die echt relevant is.
Het bekijken van een LinkedIn-profiel is waarschijnlijk relevanter dan het doorbladeren van familiekiekjes op Facebook.
Daarnaast moet je sollicitanten van tevoren informeren dat je ze online checkt. Dit kun je bijvoorbeeld in de vacaturetekst opnemen. Een sollicitant moet ook altijd de kans krijgen om deze informatie toe te lichten. En ja, dit geldt ook voor social media-profielen die zelf door de sollicitant openbaar zijn gemaakt!
3. Mag je een sollicitant vragen naar een ziekte of beperking?
In de meeste gevallen niet! De hoofdregel is dat je als werkgever geen vragen mag stellen over de gezondheid van een sollicitant. Ze zijn ook niet verplicht om je hierover te vertellen, tenzij ze weten (of behoren te weten) dat hun medische problemen invloed kunnen hebben op het werk.
Voor bepaalde functies kan een medische keuring echter onderdeel van de sollicitatieprocedure zijn. In dat geval mogen er natuurlijk wel vragen gesteld worden, maar alleen als de functie bijzondere eisen stelt aan de medische geschiktheid van een werknemer. Denk bijvoorbeeld aan zwaar lichamelijk werk dat gezondheidsrisico’s met zich meebrengt. Zorg er wel voor dat je in de vacature vermeldt dat een sollicitant een medische keuring moet ondergaan.
4. Mag je een sollicitant vragen naar zijn BSN-nummer?
Nee, je mag de sollicitant niet om zijn BSN vragen. Dat is pas toegestaan als de persoon in kwestie bij je in dienst treedt, omdat je het dan nodig hebt voor de gegevensuitwisseling met de Belastingdienst. Maar als je wilt checken of een sollicitant onder de doelgroep van de Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten valt, mag je het BSN wél vragen. Zo kun je bij het UWV verifiëren of de sollicitant onder die doelgroep valt. Dit is dus een uitzondering op de hoofdregel dat je een sollicitant niet mag vragen om zijn BSN.
5. Hoe lang mag je gegevens van sollicitanten bewaren?
Voor de persoonsgegevens van een sollicitant geldt dezelfde regel als voor alle persoonsgegevens: je mag de gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk. De Autoriteit Persoonsgegevens adviseert om de gegevens uiterlijk 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure te verwijderen.
Wil je gegevens langer bewaren? Vraag dan om toestemming van de sollicitant. Dit kan handig zijn als er later een passende functie beschikbaar komt. Een redelijke termijn voor het bewaren van deze gegevens is maximaal 1 jaar na de sollicitatieprocedure.
